Auf dem Weg zum papierlosen Büro

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Mehr und mehr Unternehmen und öffentliche Behörden verabschieden sich in immer mehr Bereichen von physischen Akten, Dokumenten und Papieren.

Auf dem Weg zum papierlosen Büro

Die elektronische Akte ist maßgeblich dafür verantwortlich das diese Entwicklung stattfindet, denn während einzelne Dokumente und Schriftstücke unkompliziert digitalisiert und archiviert werden können, verhält es sich bei ganzen Akten oder Aktenordnern wesentlich komplizierter diese so in die digitale Form zu bringen, dass die Ordnung und Struktur dieser Akten beibehalten wird.

Im Zuge der Digitalisierung fällt oft der Begriff „papierloses Büro“. Die elektronische Akte könnte als ein wesentlicher Baustein diese Vision bald Wirklichkeit werden lassen.

Das papierlose Büro

Seitdem der Computer Einzug in die Geschäftswelt erhalten hat wird wohl über eine mögliche Zukunft des Büroalltags unter Verzicht auf jegliches Papier spekuliert. Klar, im Gegensatz zu früher wird ein Großteil des Schriftverkehrs über Emails getätigt, elektronische Datenverarbeitung hat die Schreibmaschine abgelöst und das Smartphone hat den Notizzettel ersetzt. Dennoch ist die Vision eines papierlosen Büros bis zum heutigen Tag noch nicht konsequent umgesetzt worden und in etlichen Betrieben oder Behörden gibt es noch eine Menge an Nachholbedarf. Ein wichtiger Schritt hin zu einem solchen Büro ist die elektronische Akte.

Die E-Akte

Einzelne Dokumente lassen sich problemlos digitalisieren. Eine Akte ist jedoch eine Ansammlung verschiedenster Dokumente mit Anmerkungen und Verweisen. Um eine solche Akte zu digitalisieren, bedarf es einer wohlüberlegten Struktur um den Inhalt übersichtlich zu halten und sich schnell innerhalb der Akte zu orientieren.

Die elektronische Akte bündelt genau wie eine physische Akte alle anfallenden Daten wie E-Mails, Rechnungen, Bestellungen, Belege, Dokumente, Verträge, Zeichnungen oder Grafiken. Auch Termine, Notizen und Lesezeichen lassen sich unkompliziert in die elektronische Akte integrieren. Alle Daten werden zentral in der Akte gespeichert und sind per Mausklick abrufbar. Dadurch ergibt sich der Vorteil, von jedem beliebigen Ort auf die jeweilige Akte zuzugreifen und macht eine Platz intensive Archivierung der Akten überflüssig. So können sich auch mehrere Personen gleichzeitig mit einer Akte befassen. Softwarelösungen zu elektronische Akten werden unter anderem von Unternehmen wie SER angeboten. Auf http://www.ser.de/produkte-loesungen/elektronische-akte.html kann man sich dazu weiterführend informieren.

Die praktische Umsetzung

In kleineren Betrieben ist es sicherlich etwas einfacher das papierlose Büro umzusetzen als in mittleren bis großen Betrieben. Neben der Umstellung auf das neue Archivierungsverfahren müssen vor allem Bestandsdokumente digitalisiert und aufgearbeitet werden. Mit einem Scanner ist es problemlos möglich einzelne Dokumente zu digitalisieren, je nach Anzahl der Ordner und Dokumente kann sich dieser Prozess jedoch als sehr zeitintensiv darstellen. Ein spezieller Dokumentenscanner erleichtert diese Arbeit ungemein.

Bei der Digitalisierung von Dokumenten ist besonders eine sinnvolle Ordnerstruktur mit einer standardisierten Benennung ausschlaggebend für eine gute Orientierung innerhalb des Archivs. Nur so lassen sich Dokumente auch nach langer Zeit schnell und unkompliziert finden. Über diese Ordnerstruktur sollte man sich gründliche Gedanken machen und ein sinnvolles System festlegen bevor man damit beginnt bestehende Dokumente zu digitalisieren. Eine Benennung einzelner Dokumente mit den Zusatzangaben von Jahr / Monat / Tag hat sich in vielen Fällen als sinnvoll erwiesen, wichtig ist, dass jeder mit seinem System gut zurechtkommt.

Schlussendlich ist ein komplett papierloses Büro zum jetzigen Zeitpunkt nicht in jeder Branche umzusetzen. Solange Kunden oder Geschäftspartner noch auf Papier setzten, kommt man als Unternehmer nicht um dessen Einsatz herum. Die elektronische Akte ist jedoch ein entscheidender Schritt um die Strukturen zu legen. Das papierlose Büro ist in erster Linie eine Vision die eine effizientere Arbeitsweise verfolgt und weniger den Umweltschutzaspekt. Zukünftige Entwicklungen werden Papierdokumente vielleicht in ferner Zukunft endgültig ablösen.

Bildquelle: flickr

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