Reisekostenabrechnung können nerven und doch ganz einfach sein

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Als Journalist muss ich dauert über meine Reisen berichten, nein nicht nur journalistisch, sondern auch für die Buchhaltung – genauer für meinen Chef. Ob es mir gefällt oder nicht, ich muss es tun und somit muss man als Journalist oder Angestellter immer genau wissen, was darf ich meinem Chef in Rechnung stellen.

Wichtig für die Reisekostenabrechnung sind immer alle Rechnungen und Quittungen zu sammeln. Selbstverständlich macht diese Sammelei keinen besonderen Spaß, aber es ist umso wichtiger, wenn man für seinen Chef in Vorleistung geht – ist oft so, aber Hotel und Übernachtungen lassen sich auch direkt mit dem Chef abrechnen, ohne das ich mein eigenes Geld hinblättern muss.

Neben dem Hotel, Übernachtungen und Verpflegung kann ich vieles weitere mit meinem Chef anrechnen – kommt auch auf den Chef an. Als ich in Berlin war, und einen Tag Pause von meiner journalistischen Aktivität bekam, machte ich eine Stadtrundfahrt und zwei Besuche in wichtigen Museen. Diese Kosten konnte ich meinem Chef in Rechnung stellen, da er mir – mehr der Betriebsrat vom Verlag, erlaubte.

Nicht erlaubt sind selberverständlich, Lustreisen oder Besuche von einschlägigen Unterkünften. Diese Aktivitäten sind immer eigene Kosten und können weder dem Chef, noch dem Finanzamt, in Verbindung einer Dienstreise, in Rechnung gestellt werden. Okay, in der Praxis soll es diese Aktivitäten auch geben – unter Ärzten habe ich es erlebten müssen und eine bekannte Versicherung machte bekanntlich mehrere Ausflüge nach Prag.

Fährt ihr mit eurem eigenem Auto, dann könnt ihr eurem Chef die Kosten per Benzinrechnung (also die tatsächlichen entstandenen Kosten) oder Kilometerpauschale anrechnen. Hierbei gibt es oft Streit, da viele Reisende und Chefs die Regeln dafür nicht kennen.

Deswegen hilft ein ausführliches Gespräch mit dem Chef oder beim Betriebsrat immer, wenn Ihr vor eurer ersten Dienstreise steht. Bei größeren Unternehmen gibt es oft Merkblätter oder Ähnliches, die euch bei der Planung, Durchführung und anschließenden Abrechnung eurer Dienstreise helfen.

Hilfreich für die eigene Abrechnung mit dem Chef sind meist kommerzielle Software für Reisekostenabrechnung. Aber auch kleine Software Tools oder einfache Vorlagen für OpenOffice und LibreOffice können sehr hilfreich sein, um eine vernünftige Reisekostenabrechnung zu erreichen. [SS]

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