Mit der richtigen ERP-Software (Enterprise-Resource-Planning-Software) sichern sich Dienstleistungsunternehmen den Vorsprung, auf den es heute so sehr ankommt.
Der Dienstleistungssektor ist unglaublich vielschichtig und dynamisch. Eine ERP-Software zu finden, die genau auf die eigenen Prozesse abgestimmt ist, kein leichtes Unterfangen. Wir zeigen Ihnen worauf es bei der Auswahl der richten Software ankommt.
Zuvor jedoch beschäftigen wir uns mit der allgemeinen Funktionsweise von ERP-Systemen. Das soll uns dabei helfen besser zu verstehen, was ganzheitliche Softwaresysteme für Dienstleistungsunternehmen leisten können.
Was ist ERP-Software?
ERP ist die Abkürzung für das sogenannte Enterprise-Ressource-Planning und beschreibt die unternehmerische Aufgabe, alle vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Dabei muss zu jedem Zeitpunkt sichergestellt werden, dass alle Prozesse mit der richtigen Menge in der korrekten Beschaffenheit an Ressourcen versorgt sind.
Hierbei sollen Verschwendungen, wie auch Engpässe so gut wie möglich vermieden werden. Dazu bedarf es einer umfangreichen und übersichtlichen Planung und Überwachung aller Prozesse im gesamten Unternehmen. Hier kommt eine ERP-Software zum Tragen.
Alle Daten an einem Ort
Diese bildet sämtliche Prozesse des Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise können viele Prozesse deutlich verschlangt und teilweise zusammengeführt werden. Auch hält die Software diverse Automationen im Prozessablauf bereit, die weitere Ressourcen freisetzen.
So werden letztlich Abteilungsgrenzen überwunden und Informationen schneller im gesamten Unternehmen geteilt. Mit der ERP-Software lassen sich letztlich alle Prozesse im Unternehmen zentral steuern, planen und verwalten. Gleiches gilt für die Verteilung der Rohstoffe. So ist immer ersichtlich, welcher Rohstoff zu welchem Zeitpunkt welchem Prozess zuzuordnen ist.
Alle Ressourcen zentral verwalten
Unter Ressourcen werden in diesem Zusammenhang nicht nur zu verarbeitende Materialien, sondern sämtliche Betriebsmittel verstanden, über die das Unternehmen verfügt. Also auch die Arbeitskraft, finanzielle Mittel, Immobilien, Werkzeuge etc. Aufgebaut ist eine ERP-Software aus unterschiedlichen Modulen.
Jedes dieser Module deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. Inhaltlich sind die Module miteinander verbunden und ermöglichen so eine Abteilungsübergreifende Kommunikation im gesamten Unternehmen. Nicht jedes Unternehmen benötigt die gleiche Auswahl an Modulen.
Dienstleistungsunternehmen beispielsweise benötigen kein Modul, welches die Produktion abdeckt. Worauf es bei einer ERP-Software für Dienstleister wirklich ankommt, wollen wir im Folgenden einmal genauer klären.
Customer-Relationship-Management (CRM)
Das sogenannte CRM-Modul dient der zentralen Verwaltung und Organisation aller strategischen Maßnahmen, die ein Unternehmen zur Bindung und Betreuung der eigenen Kundschaft unternimmt. Dazu werden in speziellen Kundenakten sämtliche Daten dieser zentral gespeichert. Somit haben alle Akteure im Unternehmen Zugriff auf diese Daten.
Das bringt gleich mehrere Vorteile mit sich. Der Kundenservice kann bei Anfragen deutlich schneller und qualitativ besser agieren. Durch die Auswertung der Daten gewinnen die Bereiche Marketing und Vertrieb zudem deutlich bessere Erkenntnisse zu den Wünschen und Bedürfnissen der Kunden. Anhand dieser neuen Erkenntnisse lassen sich Marketing- und Vertriebsmaßnehmen deutlich besser aufsetzen.
Dokumentenmanagement-System (DMS)
Mit einem Dokumentenmanagement-System lassen sich alle digitalen Dokumente die in einem Unternehmen umherlaufen zentral verwalten und archivieren. Es gibt letztlich immer nur eine valide Version eines Dokumentes. Das sorgt dafür, dass alle Akteure stets mit demselben Kenntnisstand arbeiten.
Das beugt Fehlern vor und macht Prozesse deutlich einfacher. Mit vielen Workflows unterstützt das System beim Umgang und der Bearbeitung der Dokumente. Darüber hinaus gewährleistet das DMS die revisionssichere Ablage aller Dokumente unter Berücksichtigung geltender gesetzlicher Vorgaben.
Projektmanagement im ERP
Die Rentabilität der Projekte spielt eine zentrale Rolle im Dienstleistungssektor. Mit einem Projektmanagement-Modul lassen sich Projekt direkt einfach, unter Berücksichtigung aller Parameter kalkulieren. Dazu greift das System auf beispielsweise Personaldaten oder auch Warenlagerdaten zurück und errechnet Kosten und Dauer des vorliegenden Projektvorhabens.
Auch bei Veränderungen während der Projektlaufzeit kann das System flexibel reagieren und die Kosten, wie auch die Laufzeit anpassen. Mit Frühwarnsystemen weist das System auf mögliche Engpässe oder zeitliche Verschiebungen hin und unterstützt bei der Lösungsfindung. Somit lassen sich Projekte deutlich effizienter kalkulieren und durchführen.
